اینترنت ابزار ها و سرویس های زیادی در اختیار ما قرار میده که می تونیم با اون زندگی خودمون رو مدیریت کنیم. قدیم که فقط یک دونه یاهو بود و فقط هزار تا ایمیل بی خودی می اومد هر روز برامون ما ایمیل ها می خوندیم و حذف می کردیم یا میزاشتیم توی inbox بمونه. ولی الان وقتی که معمولا برای همه ما ها ایمیل های کاری و شخصی یکی شده و همه میاد توی یک اکانت، مدیریت اون ها خیلی اهمیت داره. اگر این وسط ایمیلی گم و گور بشه خیلی بد میشه. برای همین باید سر و سامونی به این ایملی ها داد.
من خودم اکانت هام این طوری مدیریت می کنم.
توی جیمیل یک inbox دارم که فقط ایملی هایی توش هست که هنوز جواب ندادم. معمولا 5 تا 29 به حجم کاری روزانه این تعداد ایملی دارم توی اینباکس که یا اصلا نخوندم و یا اینکه خوندم نیاز به پیگیری داره که mark as read می مونه تا جواب بدم.
یک starred دارم که واقعا ایمیل های خیلی مهم که اطلاعات خیلی خیلی مهم داره که نیاز دارم همیشه دم دستم باشه رو توش دارم. شاید به 10 تا نرسه و یا ایمیل هایی که نباید گم بشه ولی دوست ندارم هر روز جلوی چشمم باشه توی inbox
یک دونه all mail هستش که من به عنوان آرشیو کامل از اون استفاده می کنم. اینجا و inbox به نظر من مشکل اصلی خیلی از ماها هست. معمولا همه میان ایملی ها رو archive نمی کنن و از همون inbox به عنوان archive کامل استفاده می کنند که خوب این کار باعث میشه وقتی که ایمیل ها زیاد میشه به خودیه خود برخی از ایملی ها گم و گور بشه.
یک سری ایمیل ها هم هستن که مثلا از طرف فرم های داخل سایت میان که موضوع خاصی دارن و باید توی بازه های زمانی خاص بررسی بشن که من اون ها رو label می زنم تا برن هر کدوم توی دسته خودشون. اون هایی که label نیاز دارن و باید توی inbox بمونن رو اونجا که فیلتر تعریف می کنم archive نمی کنم ولی اون ها زیاد مهم نیستن که توی inbox بیان رو همون جا توی فیلتر archive می کنم.
حالا شاید شما چند تا راه کاره دیگه هم داشته باشید برای مدیریت اکانت خودتون. ولی من این مدلی واقعا به نتیجه رسیدم. یکی دیگه از موارد که به صورت شخصی باید رعایت کنیم وقتی کسی ایمیل رو به ما Reply و یا Forward می کنه و کاری رو به شما ارجاع میده حتما وقتی که ایمیل رو انجام میدیم یه reply بزنین DONE یا انجام شد که طرف بدونه و دیگه نیازی به پیگیری نباشه و اگه مشکلی هست همین رو reply کنین و بگین که مثلا این مشکل وجود داشت و من کار رو انجام ندادم.
reply کردم درست و دقیق ایمیل ها واقعا به افرادی که درگیر موضوع ایمیل هستن کمک می کنه که اون موضوع را فراموش نکنند و تا بررسی کامل نشده دست از پیگیری اون موضوع برندارن. من حتی که که به من reply میزنه انجام شد و یا DONE یک ایملی میزنم و میگم که مرسی که اون طرف هم بدونه که من متوجه شدم و تشکر هم کرده باشم.
ایمیل زدن و ایمیل جواب دادن هم واقعا فرهنگ می خواد و ما باید اون رو رعایت کنیم. مثلا اختلاف بین reply و Forward و یا اینکه مثلا یک ایمیل رو به کسی reply میزنیم و بعد میریم تمام متن ایمیل های قبلی رو حذف می کنیم!!! و یا بد تر از اون وقتی که ایمیل رو reply می کنیم میریم متن خودمون رو بجای اینکه بالای ایمیل بنویسیم اون پایین یا وسط ایمیل قبلی می نویسیم. اخه اصلا این یعنی چی؟؟؟
یکی دیگه از مواردی که اهمیت داره این هست که مثلا فایل خیل سنگین رو بدون هماهنگی ارسال کنیم. یا اینکه اصلا فایل به همراه ایمیل ارسال کنیم. به شخصا فایلی رو که ندونم و اصلاع نداشته باشم باز نمی کنم. میشه فایل رو تو یک سرویس آپلود کرد و بعد لینک داد به اون فایل. خیلی وقت ها اصلا نیازی به ارسال فایل نیست.
نظری ارسال نشده است