دو روز پیش کلی توییت کردم در مورد مدیریت استرس که خیلی مورد استقبال دوستان واقع شد. امشب هم توییت هایی کردم در خصوص مدیریت زمان. درس های شبانه ی تویتری به جایی رسید که تعداد توییت ها هم زیاد شد و هم اهمیت موضوع برای خودم زیاد بود برای همین گفتم که گفتم بیام توی وبلاگ ادامه داستان رو بنویسم. می دونید که ما توی خاورزمین اصولا جلسه زیاد داریم. پس مدیریت این جلسات از نظر زمانی خیلی اهمیت داره. پس دونه دونه میریم جلو:

 # وقتی که یه قرار ملاقات یا جلسه کاری رو تنظیم می کنید اول از همه توی تقویم بنویسید. من پیشنهاد می کنم از تقویم گوگل استفاده کنید. برای طرف مقابل هم دعوتنامه ارسال کنید. ادرس و توضیحات رو هم توی تقویم گوگل بنویسید. برای کسایی که کارشون اینترنت هست خیلی هم با کلاسه.

 @ وقتی که پشت میز هستیم و یکی وارد اتاق میشه و شما می خواین متوجه بشه که کار دارین و یا وسط جلسه هستین و برای اون زمان ندارین، بهتره بدون اینکه بدنتون رو تکون بدین، فقط سرتون رو به طرفش بچرخونید و به اون نگاه کنید. کم حرف بزنید و سعی کنید با یه خودکار توی دستتون نشون بدین که برای صحبت کردن زمان مناسبی نیست.

! برای جلساتی که خیلی مهم نیستن و اصلا دوست ندارین که زیاد طول بکشن، سعی کنید که جلسه به صورت ایستاده و توی راه رو و یه جایی تشکیل بشه که بخاطر موقعیت مکانی امکان کشدار شدنش نباشه.

$ وقتی که به صورت فوری نیاز دارید که با یه مدیر ارشد جلسه داشته باشید این کار بدون ارسال یادداشت و توضیحات انجام ندید. اطلاعات مربوط به یه جلسه فوری رو حتما در اختیار دیگران قرار بدید. فراموش نکنید که جلسه رو زمانی تشکیل بدید که واقعا راهی دیگه ای برای بررسی موضوع ندارید.

% دستور جلسه، صورت جلسه، اینکه چه افرادی تو جلسه باشن، آیا واقعا ضروری هست که تمام افراد تمام مدت توی جلسه باشن و این مدل موارد رو بررسی کنید تا جلسه مفیدی داشته باشید و وقت دیگران رو هم نگیرید.

& جلسات دونفره (تک به تک) از این جهت خوب هستن که میشه خیلی راحت در این جلسات صحبت کرد. دقت کنید که به طرف مقابل این اطمینان رو داده باشید که حتی اگه مخالف شماهست بتونه حرف خودش رو بزنه و برای کوتاه شدن جلسه هم بیشتر شنونده باشید تا گوینده. سعی کنید که جلسات نه اونقدر کوتاه باشن که طرف مقابل نتونه حرفش رو بزنه و نه اینقدر طولانی که برای هر دو طرف خسته کننده بشه.

* توی جلسه ارتباط چشمی خودتون رو با طرف مقابل قطع نکنید، بخنید، یادداشت بردارید، اگه عصبانی شدین از سرجاتون پاشین، اگه ناراحت شدید سرتون رو بیارین پایین ولی ارتباط چشمی رو قطع نکنید. و یا اینکه دفتریاداشت که دارین رو ببندین تا نشونه ناراحتی و عدم تمایل شما به ادامه جلسه باشه.

^ به یکی از همکاراتون بگین که اگه جلسه بیش از اندازه طولانی شد وارد اتاق جلسه بشه و مثلا یه موردی رو یادآوری کنه که بتونین جلسه رو خاتمه بدین.

+ توی جلسات بزرگ تر از دستور جلسه خارج نشید. دقت کنید که تمام شرکت کننده ها دستور جلسه رو داشته باشن. جلسه حتما رئیس داشته باشه که کنترل زمان رو انجام بده. آخر جلسه جمع بندی کنید. اگه جلسه زمانش زیاد هست حتما برنامه ریزی داشته باشید برای کنترل جلسه. اول جلسه همه نظرات خودشون رو بگن و بعد وارد بحث بشید. خلاصه جلسه و یا صورت جلسه رو فوری بعد از اتمام جلسه برای همه ایمیل کنید.

= جلسه رو معمولا در دفتر همکارانتون برگزار کنید تا هر زمان که دوست داشتید جلسه رو تموم کنید بتونید از اونجا خارج بشید. و البته زمانی به دفترش برید که بیشتر از یک موضوع برای صحبت کردن داشته باشید.

÷ توی یک جلسه اگه پیش مدیرتون میرید حتما تمام اطلاعات مستندات رو همراه خودتون داشته باشید. از یادداشت هایی که بر میدارید یه نسخه به مدیر هم بدید. مشکلات رو زمانی مطرح کنید که برای اون ها راه حل دارید.